Hampir setiap pengguna smartphone di dunia kini telah memiliki email sebagai akun untuk layanan smartphone tersebut serta sebagai surat elektronik. Bila dahulu untuk mengirimkan surat atau jenis dokumen lainnya harus melalui jasa kurir dan biayanya cukup mahal. Namun kini semua masalah tersebut teratas dengan mudah sejak hadirnya email. Penggunaan email juga sangat mudah dan proses pengiriman ke alamat email tujuan bisa dilakukan dalam hitungan detik saja. Kebanyakan email kini dimanfaatkan untuk aktivitas pekerjaan hingga bisnis. Bagi anda yang ingin mengembangkan email supaya semakin bermanfaat untuk pekerjaan atau bisnis anda maka ada beberapa tips and trick dalam email yang perlu anda perhatikan.
Masyarakat era modern seperti sekarang ini bisa dipastikan mayoritas sudah tidak asing dengan email bahkan seolah tak bisa lepas dari email untuk keperluan sehari-hari. Saat ini memang sudah banyak perusahaan yang menawarkan layanan email secara gratis sehingga memudahkan siapa saja untuk membuat email. Namun perlu anda ketahui bahwa dalam penggunaan email dibutuhkan kemampuan dan pengetahuan yang cukup supaya email tersebut bisa anda gunakan dengan semaksimal mungkin. Untuk menambah wawasan anda seputar penggunaan email yang maksimal maka berikut ini akan dijelaskan tips and trick dalam email yang perlu anda ketahui.
Tips And Trick Dalam Email Secara Umum
Bagi kebanyakan orang mungkin sudah memahami cara membuat email yang selama ini bisa dilakukan sendiri melalui smartphone maupun gadget lainnya. Bila akun email anda sudah berhasil dibuat maka silakan perhatikan beberapa menu pilihan dalam email tersebut. Untuk menambah wawasan anda seputar penggunaan email secara umum agar semakin optimal maka berikut ini akan dijelaskan tips and trcik dalam email secara umum yang perlu anda ketahui.
- Mengecek Pembaca Email Anda
Pada saat anda menggunakan email, mungkin anda pernah merasa curiga apakah ada oranglain yang sudah membaca email anda. Untuk itulah tips and trcik dalam email anda bisa mengecek last account activity anda. Caranya dengan menuju layar inbox lalu gulirkan ke bawah maka dibagian sudut kanan bawah akan ada last account activity dalam teks kecil. Biasanya akan tertulis x minutes ago kemudian klik details maka gmail akan mengungkapkan kapan saja alamat IP yang mengakses akun email anda. Bahkan keterangan tersebut juga diperjelas dengan jenis perangkat yang dipergunakan.
- Default Reply All
Bila anda harus mengirim email dalam jumlah masal tentu dibutuhkan kesabaran. Namun bila anda ingin agar pengiriman email massal tersebut semakin mudah maka silakan membuat default reply all dengan memilih menu settings ang ada di bawah tab general. Lalu pilih Reply Behavior serta pilih Reply all.
- Memilih Pesan Inbox
Dalam kotak masuk atau inbox maka akan muncul semua email yang masuk. Bila anda ingin memilih email tersebut maka silakan menekan tombol shift lalu pilih pesan yang anda inginkan. Hal ini akan membuat anda bisa melihat email secara sepintas untuk beberapa email secara lebih cepat dan mudah.
- Undo Send
Bagi anda yang masih pemula dalam menggunakan email sebaiknya tak perlu khawatir bila ingin membatalkan pengiriman pesan email. Biasanya secara tidak sengaja anda mengirim cc email ke alamat seseorang atau bahkan beberapa orang. Untuk itulah email menyediakan fitur undo send yang memudahkan anda untuk menyelamatkan dari email blunder. Tips and trick dalam email untuk cara ini bisa dilakukan cukup dengan mengaktifkan undo send melalui menu settings di bagian kanan atas lalu di bawah tab labs silakan aktifkan undo send.
- Jadwal Pengiriman Email untuk Nanti
Bila anda sudah menulis email namun belum ingin mengirimkannya sekarang maka anda bisa menggunakan plug-in Boomerang Gmail. Dimana dengan mendownload plug-in Boomerang Gmail maka anda bisa membuat jadwal kapan email tersebut akan dikirim. Anda bisa memilih sendiri waktu pengiriman pesan. Dengan demikian bila anda sibuk atau lupa untuk mengirimkan email maka secara otomatis email tersebut akan tetap dikirim ke alamat email penerima sesuai jadwal yang sudah anda atur.
- Kirim Email Dari Alamat yang Berbeda
Bila anda ingin mengirim email dari beberapa akun maka silakan memilih menu settings lalu pilih account dan import. Lalu pada menu send mail as silakan klik tombol add another email address you own sehingga anda bisa menambah serta memverifikasi smeua alamat eksternal anda. Saat anda menulis pesan email maka anda bisa memilih alamat email yang digunakan melalui menu drop down.
- Shortcut Keyboard Penting
Jika anda ingin menggunakan keyboard untuk shortcut yang penting maka anda bisa mengaturnya sendiri. Caranya dengan mengaktifkan shortcut keyabord tersebut dengan memilih menu settings lalu pada bagian bawah tab general silakan pilih on. Bila fitur shortcut ini sudah aktif maka saat anda mengetikkan satu huruf atau mengkombinasikan beberapa huruf maka akan muncul menu-menu yang anda inginkan dalam email. Dengan adanya shortcut keyboard ini maka akan membuat aktivitas email anda menjadi lebih sederhana.
- Membaca Email Secara Offline
Perlu anda ketahui bahwa ada beberapa layanan email yang bisa dibaca secara online salah satunya adalah gmail. Tips and trick dalam email ini bisa dilakukan dengan menggunakan ekstensi Chrome maka anda bisa menanggapi, membaca, mencari hingga mengarsipkan email tanpa perlu menggunakan koneksi internet. Untuk mengaktifkan email secara offline ini maka silakan klik menu settings lalu klik tab gmail offline maka ekstensi akan melakukan sinkronisasi namun download email belum bisa dilakukan. Namun tak perlu khawatir karena ekstensi ini tidak akan mengambil ruang pada hard drive.
- Beberapa Jenis Inbox
Bila anda ingin agar email yang belum terbaca bisa berada di bagian atas dalam inbox maka silakan gunakan fitur unread first. Dimana melalui fitur ini semua email yang dibaca akan berada di bagian atas sedangkan lainnya berada di bawah. Cara mengaktifkannya dengan memilih menu settings yang ada di bawah tab inbox lalu pilih Unread first yang ada di bawah menu drop down inbox type.
- Mempersempit Pencarian
Bila anda ingin mempersempit pencarian email maka anda bisa mengaktifkan beberapa fitur. Dimana beberapa fitur tersebut berfungsi untuk menemukan pesan yang cocok sesuai dengan kata kunci yang anda berikan. Caranya dengan mengetik kata kunci A atau B maka ketik OR dengan menggunakan huruf besar. Untuk mencari jenis file tertentu silakan ketika filenama. Bila ingin mencari pesan dalam jangka waktu tertentu maka silakan pilih after dan before.
Tips dan Trik Agar Email Semakin Profesional Di Mata Klien
Setelah anda memahami penggunaan email secara umum, selanjutnya anda bisa mengoptimalkan email tersebut terutama untuk keperluan bisnis. Seiring dengan berkembangnya zaman dan teknologi menjadikan email sebagai salah satu media komunikasi yang penting terutama dalam dunia bisnis. Untuk memperoleh pelanggan atau klien bisnis maka diperlukan email yang profesional sehingga akan semakin meyakinkan. Email yang profesional tentu akan semakin meningkatkan citra bisnis anda sehingga bisa memberikan nilai tambah bagi bisnis anda. Untuk membuat email agar semakin profesional di mata klien maka berikut ini akan dijelaskan tips and trick dalam email yang perlu anda ketahui.
- Membuat Alamat Email Kustom untuk Bisnis
Tips and trick dalam email yang pertama supaya email anda semakin profesional yaitu dengan membuat alamat email yang diformat secara tepat. Hal tersebut sangat penting untuk mencerminkan bisnis dan memudahkan anda saat membangun kepercayaan dengan klien atau pelanggan. Bila anda ingin menggunakan email dalam bisnis sebaiknya gunakan email dengan format nama perusahaan anda serta hindari menggunakan email pribadi. Biasanya email pribadi akan terkesan kurang meyakinkan terlebih nama email pribadi tersebut bukan menggunakan nama asli anda. Jangan sampai pelanggan atau klien anda langsung merasa ragu di awal hanya dengan melihat nama email anda. Sebab bisa saja email yang masuk ke alamat penerima dianggap kurang begitu penting untuk dibaca.
- Menggunakan Baris Kepada, CC dan BCC Secara Tepat
Untuk menghindari adanya balasan yang tidak diperlukan atau kotak masuk yang berlebihan maka anda bisa memilih baris CC dan BCC. Untuk baris BCC biasanya digunakan untuk kontak perlu saling mengenal, perlu membaca respons atau ingin menghargai privasi penerima. Fitur BCC ini juga memungkinkan orang-orang dalam BCC tidak menerima email balasan yang tidak mereka perlukan.Selain itu jangan lupa mengecek kembali alamat penerima, BCC maupun CC sebelum anda mengirimkan email agar tidak terjadi kesalahan pengiriman.
- Menulis Baris Subjek Secara Cerdas
Tips anda trick dalam email berikutnya supaya email anda menarik untuk dibuka dan dibaca maka silakan membuat subjek email secara cerdas. Buatlah baris subjek yang bersifat personal, mendesak namun tidak bertele-tele. Bahkan anda juga bisa menambahkan beberapa elemen baris subjek sesuai topik sehingga penerima email akan merasa penasaran untuk membacanya.
- Menjelaskan Langkah yang Harus Dilakukan Pembaca
Selanjutnya, berikan informasi tindak lanjut yang diperlukan oleh pembaca secara jelas. Bila anda ingin pembaca mengikuti tautan, membalas email, menghunungi nomor,ย dan lain sebagainya maka maka silakan nyatakan maksud anda tersebut secara jelas. Hal tersebut memudahkan pembaca untuk mengikuti langkah-langkah yang anda sampaikan. Bila anda ingin memint jawaban atau pertanyaan dari penerima email maka silakan menulis pertanyaan tersebut di awal email dan hindari berbasa-basi karena hal tersebut membuat penbaca email merasa bosan.
- Memeriksa Ulang
Agar sebuah email terkesan profesional di mata klien maka anda sangat perlu memperhatikan ejaan dari isi email tersebut. Untuk itulah sebelum anda mengirimkan email sebaiknya silakan periksa ejaan dan tata bahasanya. Pastikan pula gaya tulisan email anda sudah sesuai dengan subjek email. Hindari menggunakan lelucon maupun sarkasme sebab hal tersebut bisa disalahartikan oleh pembaca. Selain itu, bila anda menggunakan rujukan lampiran maka jangan sampai lupa untuk melampirkan rujukan tersebut.
Itulah penjelasan mengenai tips anda trick dalam email yang bisa menambah wawasan anda dalam menggunakan email. Menggunakan email sepertinya memang terlihat mudah namun bila anda tidak menguasai tips dan trik dengan benar maka dapat membuat email anda tersebut menjadi kurang optimal. Untuk itulah bagi anda yang ingin mengoptimalkan penggunaan email terutama untuk bisnis maka silakan terapkan tips dan trik yang sudah disampaikan di atas.